Allegato Tecnico Conservazione Sostitutiva
ALLEGATO TECNICO CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
1. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
Il servizio è conforme ai requisiti normativi e risponde all’obbligo introdotto dalla nuova normativa RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti), garantendo al contempo affidabilità, efficacia e semplificazione. Inoltre, è completamente integrato con il gestionale GESTAMBIENTE RENTRI.
1.1 R.E.N.T.RI.
La normativa RENTRI stabilisce l’obbligo di tracciare digitalmente tutte le fasi legate alla gestione dei rifiuti. Tutti i soggetti coinvolti devono necessariamente adottare sistemi di conservazione digitale conformi alla normativa.
1.2 GESTAMBIENTE
È la soluzione applicativa gestionale per tutti i soggetti coinvolti nel processo dei rifiuti: Produttori, Gestori, Conferenti e Associazioni di Categoria, autorizzate alla tenuta dei registi per conto delle aziende. Le funzionalità principali prevedono: • Gestione movimenti di carico e scarico rifiuti, • Gestione dei FIR sia in formato digitale che cartaceo, • Consultazione delle dashboard e dei report con le giacenze, le produzioni e gli smaltimenti dei codici EER della propria attività, • Consultazione delle dashboard e dei report degli smaltimenti annuali con alert impostati secondo le tempistiche di scarico dettati dalla normativa, • Consultazione e Stampa dei Registri dell’azienda e dei Saldi, • Generazione ed Invio del MUD (se dovuto), • Interoperabilità con il sistema R.E.N.T.RI. • Invio a conservazione del Registro Cronologico di Carico Scarico.
1.3 CONSERVAZIONE
GESTAMBIENTE permette l’invio al sistema di conservazione dei documenti digitali, validati tramite certificati digitali RENTRI. Il sistema di conservazione si basa sul servizio di Conservazione Digitale di Aruba assicurando piena conformità alle disposizioni dell’articolo 44 del CAD e alle Linee Guida del 1° gennaio 2022 per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
2 PREREQUISITI
Per l’attivazione del servizio è necessario che il Cliente abbia sottoscritto il servizio GESTAMBIENTE direttamente con SPAVI SRL o tramite la propria Associazione di riferimento.
3 AUTENTICAZIONE
Per effettuare la conservazione ovvero effettuare il versamento a conservazione sono sufficienti le credenziali di GESTAMBIENTE. Nel servizio di conservazione è previsto anche l’accesso al sistema di conservazione per eventuali consultazioni (disponibili anche in GESTAMBIENTE) ma soprattutto per eventuali ESIBIZIONI in sede di accertamento. Le credenziali saranno fornite contestualmente all’attivazione del servizio.
4 INFRASTRUTTURA
Il servizio è ospitato nell’infrastruttura tecnologica di ARUBA SPA, per maggior informazioni fare riferimento al link https://www.pec.it/docfly-conservazione-digitale-a-norma/soluzioni-business-per-imprese.aspx .
5 ASSISTENZA
L’assistenza viene fornita dall’Associazione di Categoria alla quale è stato affidato la tenuta del Registro Rifiuti tramite l’applicativo GESTAMBIENTE RENTRI.
6 CONFIGURAZIONE
La configurazione non prevede supporto in quanto il suo completamento, pur prevedendo il coinvolgimento dell’Utente, è strutturato in modalità self-service. Qualora l’Utente desiderasse essere supportato durante questa fase potrà richiederlo tramite la propria Associazione. L’eventuale intervento tecnico da parte di S.P.A.VI. SRL sarà valorizzato alle tariffe orarie in vigore.
7 DURATA DEL CONTRATTO E SCADENZA
La data di attivazione del Contratto coincide con il primo giorno lavorativo seguente la data di ricezione del modulo d’ordine sottoscritto. Resta inteso che la prima scadenza sarà in ogni caso coincidente con il 31 dicembre dell’anno di ricezione del presente Modulo d’Ordine sottoscritto. Alla scadenza, il Contratto si rinnoverà automaticamente per un ulteriore periodo di 12 mesi, e così ad ogni ulteriore scadenza, salvo disdetta inviata per iscritto da una Parte all’altra con preavviso di 60 giorni mediante PEC all’indirizzo spavi@artigiani.vi.legalmail.it .
8 CESSAZIONE DEL SERVIZIO
Alla cessazione del servizio non sarà più possibile per l’Utente accedere al proprio archivio. Considerato il vincolo di conservazione per almeno tre anni del Registro Cronologico di carico scarico RENTRI, il cliente, prima della cessazione del servizio, avrà facoltà di migrare i documenti ad altro conservatore o mantenere il servizio in ARUBA sottoscrivendo un contratto direttamente con ARUBA. L’eventuale supporto alla migrazione potrà essere richiesto a S.P.A.VI. SRL, tramite la propria Associazione, e l’intervento verrà valorizzato alle tariffe in vigore.
9 GDPR
Nell’ambito dell’erogazione del servizio, ai sensi del nuovo GDPR – Regolamento Privacy UE 679/2016, S.P.A.VI. Srl si configura come Responsabile o Sub Responsabile Esterno del Trattamento. Per maggiori dettagli fare riferimento alla pagina https://qhub.it/privacy-policy .
10 ALTRE CLAUSOLE
Per ogni aspetto qui non espressamente regolato si applicano, in quanto compatibili, le Condizioni generali Servizi Cloud in vigore tra le parti.