1   DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

E’ il software gestionale in cloud per le PMI, completo e rapido da utilizzare che permette con la versione base di gestire contabilità, ciclo attivo, ciclo passivo, magazzino.

In modo semplice e preciso possono essere gestiti tutti gli adempimenti civilistici e fiscali, il sw è costantemente e tempestivamente aggiornato con l’evoluzione normativa. Inoltre è possibile interrogare o stampare in ogni momento le informazioni necessarie.

E’ possibile ottenere report semplici e automatici integrabili con excel per il controllo dei dati e dei flussi aziendali, tutti i report sono inviabili anche via email.

Per facilitare l’apprendimento è disponibile il manuale in linea e i tutorial.

1.1 Profis\az

Il ciclo di vendita è gestito in modo completo e tracciabile, è possibile tenere sotto controllo l’andamento delle vendite, possono essere gestiti gli agenti e le provvigioni. Si possono emettere preventivi, conferme d’ordine, documenti di trasporto e fatture in formato elettronico.

Si possono gestire le fasi del ciclo degli acquisti in modo pianificato e controllato: dall’emissione delle richieste di preventivo, all’inserimento degli ordini a fornitore, la registrazione dei documenti di trasporto e la registrazione delle fatture. Basta inserire i dati una volta sola, vengono poi derivati automaticamente nei documenti successivi, per una precisione maggiore e un notevole risparmio di tempo. La piattaforma supporta nello scegliere cosa, quanto e da chi acquistare verificando quale è il fornitore più idoneo per puntualità ed economicità oppure analizzando i tempi medi di consegna, ritardo e prezzi applicati in modo tempestivo ed integrato con Excel.

E’ possibile avere sotto controllo le movimentazioni e la situazione del magazzino in modo puntale e organizzato: scorte, inventario, giacenze e riordini. E’ possibile generare gli inventari di magazzino generando le rettifiche inventariali automatiche utilizzando le valorizzazioni per le valutazioni di magazzino di periodo e di esercizio.

E’ possibile predisporre i dati necessari agli adempimenti fiscali periodici e annuali leggendo i dati direttamente dalla contabilità predisponendo i dati per il proprio commercialista o per l’invio in forma autonoma il programma è infatti integrato con PROFIS e consente di gestire le dichiarazioni fiscali e la redazione del Bilancio d’esercizio, mentre con JOB dà la possibilità di gestire in modo completo ed efficiente le diverse attività connesse alla gestione del personale.

2   PREREQUISITI

Per l’attivazione del servizio è necessario che il Cliente abbia o attivi una connessione Internet.

È suggerito l’utilizzo del browser Chrome; l’applicazione è utilizzabile in ogni caso anche con altri browser.

3   AUTENTICAZIONE

L’accesso al portale avviene tramite autenticazione con chiavi di accesso definite in modo autonomo da parte del cliente tramite il link inviato via posta elettronica all’indirizzo specificato dal cliente. E’ possibile assegnare agli utenti abilitati profili diversi a seconda delle voci di menù del programma a cui possono accedere a seconda del ruolo.

4   INFRASTRUTTURA

Il servizio è ospitato nell’infrastruttura tecnologica di Sistemi s.p.a., per maggiori informazioni fare riferimento al link https://www.sistemi.com/downloads/SERVICE-FARM_Sistemi-scheda.pdf .

5   MANUTENZIONE PROGRAMMATA

La manutenzione ordinaria viene effettuata di norma con aggiornamenti notturni.

Nel caso siano necessari aggiornamenti urgenti, questi vengono organizzati limitando l’interruzione della fornitura del servizio.

6   ASSISTENZA

Il servizio di Helpdesk viene effettuato inviando le richieste di assistenza all’indirizzo email helpdesk-az@qhub.it oppure, ma solo in casi di estrema necessità, tramite telefono ai numeri indicati al cliente durante l’attivazione del servizio.

Nella richiesta di assistenza deve sempre essere specificata la tipologia del problema ed il grado di gravità.

Le richieste sono prese in carico nei giorni feriali durante il seguente orario lavorativo: 8 – 18.

7   ATTIVAZIONE, CONFIGURAZIONE E AVVIAMENTO DEL SERVIZIO

La fase di avviamento, successiva all’attivazione e alla configurazione, prevede la formazione degli utenti preposti da parte del consulente applicativo che segue il progetto.

La configurazione, l’avviamento, la formazione, la personalizzazione dei report, l’importazione dei dati sono attività che verranno valorizzate a consuntivo alle tariffe orarie in vigore al momento dell’erogazione del servizio.

I costi relativi alla formazione (da valorizzare alle tariffe orarie in vigore) non comprendono la trasferta.

8   CONSULENZA, INTEGRAZIONI E PERSONALIZZAZIONI

È previsto un servizio di consulenza per gestire eventuali adeguamenti/sviluppi successivi all’attivazione del servizio. Il servizio si sviluppa tramite richieste da inviare all’indirizzo helpdesk-az@qhub.it.

Verrà valutata la richiesta con eventuale incontro di analisi, preventivazione economica e dei tempi di realizzo.

9   CANONE DEL SERVIZIO

Il canone del servizio è composto:

9.1 Parte fissa

Comprende:

9.2 Parte Variabile

La parte variabile è calcolata sulla base dei documenti emessi\ricevuti e\o corrispettivi inseriti sul programma, per una tariffa unitaria a documento, espressa nell’allegato B – Condizioni Commerciali.

La rilevazione del numero documenti, ai fini della fatturazione, avverrà con cadenza trimestrale.

10   DURATA DEL CONTRATTO

10.1 Durata

La data di attivazione del Contratto coincide con la data di sottoscrizione del modulo d’ordine.

Resta inteso che la prima scadenza sarà in ogni caso coincidente con il 31 dicembre dell’anno successivo alla data di sottoscrizione del presente Modulo d’Ordine.

10.2 Scadenza

Alla scadenza, il Contratto si rinnoverà automaticamente per un ulteriore periodo di 12 mesi, e così ad ogni ulteriore scadenza, salvo disdetta inviata per iscritto da una Parte all’altra con preavviso di 60 giorni.

11   CESSAZIONE DEL SERVIZIO

Alla cessazione del servizio i dati dell’Utente verranno eliminati, decorsi 60 gg dalla data di cessazione del servizio. Il cliente avrà facoltà di richiedere copia in formato elettronico dei dati inseriti ed esistenti alla data di cessazione del servizio purché tale richiesta sia inviata a mezzo di posta elettronica certificata entro 30 gg dalla data di cessazione del servizio.

12   GDPR

Nell’ambito dell’erogazione del servizio, ai sensi del nuovo GDPR – Regolamento Privacy UE 679/2016, S.P.A.VI. Srl si configura come Responsabile o Sub Responsabile Esterno del Trattamento.

Per maggiori dettagli fare riferimento alla pagina https://qhub.it/privacy-policy/.

13   ALTRE CLAUSOLE

Per ogni aspetto qui non espressamente regolato si applicano, in quanto compatibili, le Condizioni generali Servizi Cloud in vigore tra le parti.