Iniziamo con il chiederci “Perché la mia ditta dovrebbe dotarsi di una procedura di rilevazione presenze?” La domanda non ha una risposta univoca essendo ogni azienda un mondo a sé stante.
È possibile però valutare alcuni aspetti che possono consigliare l’adozione di questa soluzione:
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Definizione di regole precise, in applicazione al contratto applicato ed al regolamento aziendale.
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Adeguamento del regolamento aziendale.
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Gestione in cloud per garantire il mantenimento (backup periodici) e la protezione dei dati, gli aggiornamenti applicativi e le funzionalità per la corretta elaborazione giornaliera dei dati.
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Ridotte tempistiche di elaborazione.
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Gestione automatica delle casistiche concordate con la ditta.
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Flessibilità di gestione.
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Contenimento dei costi di gestione
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Limitazione dei contenziosi.
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Riduzione della documentazione cartacea.
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Integrazione con altri applicativi.
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Applicazione del GDPR
I dipendenti registreranno le timbrature avvicinando il badge di prossimità (tecnologia RFID) all’antenna che identificherà il tipo di timbratura se di ingresso o di uscita.
E’ prevista la possibilità di utilizzare la specifica App da installare sugli smartphone aziendali.
La trasmissione dei dati avviene in tempo reale, tramite la connessione internet aziendale, al sistema di Rilevazione Presenze, installato presso il Fornitore terze parti, in cloud.
Durante la fascia notturna viene effettuata in automatico l’elaborazione dei dati presenti nel sistema, sulla base dei modelli d’orario – definiti in fase di implementazione – per ogni dipendente, ottenendo la proposta delle ore lavorate o delle anomalie da gestire.
Successivamente l’addetto dell’azienda, utilizzando le credenziali di accesso ed il link comunicati dal consulente applicativo al momento dell’attivazione del servizio, si collega alla procedura ed effettua le verifiche, intervenendo sulle possibili anomalie ed integrando i dati mancanti con gli opportuni eventi (es.: ferie, malattie, etc.).
A fine mese, dopo aver effettuato i necessari controlli, verranno resi disponibili al consulente incaricato dell’elaborazione delle paghe della ditta, i files generati dal sistema, contenenti i dati delle presenze elaborati per tutti i dipendenti.
Il servizio è sviluppato sulla piattaforma del fornitore terze parti in modo tale che vengano garantite la sicurezza delle informazioni sia del puro dato che in applicazione al GDPR della Privacy.
Si tratta di una piattaforma che può rispondere alle esigenze di qualsiasi realtà, data la flessibilità di gestione.
Questa concezione permette di contenere i costi iniziali e di avere sempre un ambiente aggiornato sia tecnicamente che normativamente.
